Hesaplarınızda düzenli paylaşım var ama telefon çalmıyorsa, sorun genellikle paylaşım sıklığında değil, işin nasıl kurulduğunda saklıdır. Gaziantep sosyal medya ajansı arayan işletmelerin çoğu ilk görüşmede fiyatı sorar, oysa kararı belirleyen üç başlık şudur: içeriği kim üretiyor, onay kimden geçiyor, sonuç hangi ölçüyle raporlanıyor. Bu rehber, o görüşmede sormanız gereken soruları ve gelen cevabı nasıl okuyacağınızı sırayla anlatıyor.
Ajans aramaya başlamadan önce hedefinizi tek cümleye indirin
Hedefi net olmayan bir işte her rapor iyi görünür. Erişim arttıysa başarı sayılır, etkileşim arttıysa yine başarı sayılır. Ölçüyü siz koymadığınızda ölçüyü raporu yazan taraf koyar.
Bu yüzden görüşmeye gitmeden önce şu cümleyi tamamlayın: “Önümüzdeki altı ayda sosyal medyadan en çok şunu istiyorum.” Tek bir şey seçin. İşletmelerin pratikte seçtiği hedefler genelde şu beş başlıktan birine oturur.
- Bilinirlik: Şehirde adınızın tanınması, yeni bir şube veya ürünün duyurulması.
- Mesaj ve arama: Doğrudan WhatsApp mesajı, form veya telefon teması.
- Mağaza ziyareti: Fiziksel adrese gelen müşteri, yol tarifi talebi.
- Çevrimiçi satış: e-ticaret altyapınız üzerinden tamamlanan sipariş.
- İşe alım: Nitelikli başvuru, işveren markası.
Hedef seçimi bütün süreci değiştirir. Bilinirlik isteyen bir işletmede içerik kurgusu ile ölçüm başlıkları, mesaj isteyen bir işletmedekinden farklı kurulur.
İlk görüşmede sorulacak yedi soru
Aşağıdaki sorular teknik bilgi gerektirmez. Amacı, işin nasıl yürüyeceğini görüşme masasında netleştirmek. Cevapların içeriğinden çok, ne kadar somut olduğuna dikkat edin.
- İçerik üretimini kim yapıyor: metin, tasarım ve video için ayrı kişiler mi çalışıyor?
- Fotoğraf ve video çekimi hizmete dahil mi, ayrı planlanıyor mu?
- Aylık içerik takvimini ne zaman görüyorum, onay için kaç gün süre kalıyor?
- Revizyon hakkım nasıl işliyor, hangi aşamada değişiklik isteyebilirim?
- Raporu kim hazırlıyor, hangi başlıkları içeriyor?
- Reklam bütçesi hizmet bedelinin içinde mi, ayrı mı ödeniyor?
- Hesapların yönetici yetkisi kimde kalıyor?
Son iki soru en çok atlanan ve sonradan en çok sorun çıkaran sorulardır. İkisini de aşağıda ayrı başlıklarda açıyoruz.
İçerik takvimi gerçekte nasıl işler
Sosyal medya yönetiminin görünen kısmı paylaşımlar, görünmeyen kısmı takvimdir. İyi kurulmuş bir akışta ay başlamadan önce o ayın konuları, çekim ihtiyacı ve özel günleri bellidir.
Pratikte işleyen bir döngü şöyle kurulur. Bu akışı görüşmede sorduğunuzda, ajansın işi planlı mı yoksa gün gün mü yürüttüğünü hemen anlarsınız.
- Konu planı: Ay bitmeden gelecek ayın başlıkları çıkar, sektörünüzün yoğun dönemleri takvime işlenir.
- Çekim günü: Ürün, mekan ve personel çekimleri tek günde toplanır, böylece her paylaşım için ayrı organizasyon gerekmez.
- Üretim: Metin, tasarım ve video kurgu işleri takvimdeki tarihe göre sıraya girer.
- Onay: Takvim size topluca gelir, düzeltmeler tek turda toplanır.
- Yayın ve izleme: Paylaşım sonrası ilk günlerin verisi bir sonraki ayın planına girdi olur.
Küçük ekiplerin en sık yaşadığı tıkanma onay aşamasındadır. Onayı verecek kişi belli değilse takvim bekler, paylaşımlar gecikir. Bütçesi sınırlı işletmeler için kurulan pratik bir düzeni küçük işletmeler için sosyal medya yönetimi yazısında ayrıca ele aldık.
Raporda neye bakmalısınız
Takipçi sayısı en kolay büyüyen, en az şey anlatan sayıdır. Bir raporun işe yarayıp yaramadığını anlamak için şu dört başlığın bulunup bulunmadığına bakın.
- Organik ve reklamlı ayrımı: Gelen sonucun hangi kısmı bütçeyle, hangi kısmı içerikle geldi?
- Hedefe bağlı ölçü: Mesaj istiyorsanız raporun merkezinde mesaj sayısı olmalı, erişim değil.
- Karşılaştırma dönemi: Sayılar önceki ayla veya geçen yılın aynı dönemiyle yan yana duruyor mu?
- Sonraki dönem önerisi: Rapor neyi değiştireceğini söylüyor mu, yoksa yalnız olanı mı anlatıyor?
Dördüncü başlık en ayırt edici olanıdır. Geçmişi anlatan rapor bilgi verir, önerisi olan rapor karar verdirir. Yerel arama tarafında hangi sinyallerin izlendiğini merak ediyorsanız Gaziantep’te yerel işletmeler için dijital görünürlük yazısı bu konuyu tamamlıyor.
Hizmet bedeli ile reklam bütçesi ayrı kalemlerdir
Bu ayrım görüşmede netleşmezse ilk faturada şaşırırsınız. Hizmet bedeli, ajansın emeğinin karşılığıdır: planlama, üretim, yayın ve raporlama. Reklam bütçesi ise doğrudan platforma ödenir ve tamamı gösterime gider.
Netleştirmesi gereken noktalar şunlar:
- Reklam ödemesi hangi karttan geçiyor, fatura kimin adına düzenleniyor?
- Bütçenin ne kadarının harcandığını hangi sıklıkla görüyorsunuz?
- Bütçe artışı kararını kim veriyor, öncesinde onay alınıyor mu?
Reklam hesabının sizin adınıza açılması uzun vadede işinizi kolaylaştırır. Geçmiş harcama verisi, öğrenilmiş kitleler ve dönüşüm geçmişi o hesapta birikir. Arama tarafındaki bütçe mantığı benzer şekilde çalışır, temel kurguyu Google Ads rehberinde bulabilirsiniz.
Hesap ve marka varlıklarının sahipliği sizde kalsın
Sosyal medya hesabınız bir mülktür. O mülkün tapusu sizde kalmalı, yönetim yetkisi çalışan tarafa verilmelidir. İkisi aynı şey değildir ve karıştırıldığında ajans değişimi acı verir.
Görüşmede şu maddeleri yazılı hale getirmenizi öneririz:
- Sayfa ve işletme hesabı sahipliği: İşletme yöneticisi hesabı sizin adınıza kurulu olsun, ajans yönetici olarak eklensin.
- İki adımlı doğrulama: Kurtarma bilgileri sizin telefon ve e-postanıza bağlı kalsın.
- Ham dosyalar: Çekilen fotoğraf ve videoların işlenmemiş halleri dönem sonunda size teslim edilsin.
- Ölçüm varlıkları: Piksel, dönüşüm tanımları ve analiz hesabı sizin mülkünüzde dursun.
Bu düzen kurulduğunda ajans değiştirseniz bile geçmişiniz sizinle kalır. Yeni ekip sıfırdan başlamaz, birikmiş veriyi devralır.
Süreç soruları cevapsız kalıyorsa netleştirin
Bir görüşmede rahatsızlık veren şey genelde kötü niyet değil, henüz yazılı olmayan süreçtir. Aşağıdaki durumlar bir belirsizlik işaretidir ve büyük kısmı masada konuşulunca çözülür.
- İçeriği kimin ürettiği sorusuna somut cevap gelmiyor.
- Onay akışı ve revizyon hakkı tanımlı değil.
- Başarının hangi sayıyla ölçüleceği konuşulmadan işe başlanıyor.
- Hesap sahipliği ve teslim edilecek dosyalar sözleşmede yer almıyor.
- Rapor sıklığı belirsiz veya rapor içeriği örnekle gösterilmiyor.
Çözüm basit: bu beş maddeyi teklif aşamasında yazıya dökmesini isteyin. Netleşen her madde sonradan yaşanacak bir tartışmayı ortadan kaldırır.
Sık Sorulan Sorular
Sosyal medya çalışmasının sonuçları ne zaman görünür?
Reklamlı çalışmada mesaj ve tıklama hareketi ilk günlerde ölçülebilir hale gelir. Organik tarafta ise hesabın düzeni, içerik tutarlılığı ve kitlenin alışması zaman ister. Bu yüzden ilk ayı kurulum ve ölçüm dönemi saymak, kararı üçüncü ayın verisine bakarak vermek daha sağlıklı olur.
Ajans hizmeti ile reklam bütçesi aynı şey mi?
Hayır, iki ayrı kalemdir. Hizmet bedeli planlama, içerik üretimi, yayın ve raporlama emeğinin karşılığıdır. Reklam bütçesi ise doğrudan platforma ödenir ve tamamı gösterime harcanır. Teklif alırken hangi tutarın hangi kaleme ait olduğunu ve reklam faturasının kimin adına düzenleneceğini mutlaka sorun.
İçerikleri ajans mı çekiyor, ürünleri ben mi göndereceğim?
İkisi de mümkün ve bu konu sözleşmede netleşmelidir. Çekimin hizmete dahil olduğu düzenlerde ay içinde planlı bir çekim günü belirlenir. Dahil olmadığı düzenlerde ise görselleri siz iletirsiniz. İkinci durumda içerik kalitesi sizin gönderdiğiniz malzemeye bağlı kalır, bunu baştan bilmek beklenti farkını önler.
Ajans değiştirirsem hesaplarım ve içeriklerim ne olur?
Hesap sahipliği sizin adınıza kuruluysa hiçbir şey kaybolmaz. Yönetici yetkisini kaldırır, yeni ekibi eklersiniz. Geçmiş paylaşımlar, kitleler ve reklam verisi yerinde kalır. Sahiplik ajansta ise devir süreci uzar. Bu yüzden ilk günden işletme hesabının sizin adınıza kurulmasını istemek en pratik korumadır.
Süreci konuşarak netleştirmek, teklifleri fiyat üzerinden karşılaştırmaktan daha isabetli sonuç verir. Hedefinizi, onay düzeninizi ve ölçmek istediğiniz sonucu yazılı hale getirdiğinizde doğru ekip kendiliğinden belli olur. Sosyal medya yönetimi hizmetinin kapsamını inceleyebilir, sık sorulan konular için SSS sayfasına bakabilir, işletmenize uygun kurgu için iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.
İlgili rehber: Kurumsal kimliğinizin ajansla, matbaayla ve sosyal medya ekibiyle çalışırken nasıl korunacağını marka kullanım kılavuzu rehberimizde anlattık.